“Ti mando un PDF”… a lunga conservazione!

Quante volte vi sarà capitato di dover inviare un documento Office via email? E quante volte il destinatario vi informa di averlo ricevuto non correttamente impaginato o con immagini e/o caratteri mancanti?

Vi proponiamo due soluzioni.

1. Il .PDF

Il consiglio, per chi ancora ha l’abitudine di inviare files con estensioni tipo .doc, .docx, .xls o .xlsx, è di prendere in seria considerazione il formato .pdf. Questo formato ha la caratteristica di non essere modificabile tramite i comuni programmi Office. E’ usato per inviare documenti importanti come fatture, contratti, brochure ecc…

Ecco due esempi di salvataggio ed invio diretto tramite il formato .pdf:

 

Salva come pdf

Salvataggio file in .pdf

 

Invio come .pdf

Invio file in .pdf

 

2. Il PDF a “lunga conservazione”

Per chi, invece, utilizza già il .pdf e ha comunque problemi nella visualizzazione del file, la soluzione che possiamo proporre è l’utilizzo del formato PDF/A. Questo tipo di formato, previsto dalla norma ISO 19005, presenta la caratteristica di “portare con sé” le informazioni relative alla formattazione del file come le immagini e i tipi di carattere (fonts); trattandosi di un tipo di formato “chiuso”, non è possibile utilizzarlo quando all’interno del documento sono presenti dei collegamenti a fonti esterne come ad esempio i collegamenti a siti web (links). Tale formato è stato ideato per essere leggibile anche a distanza di anni in quanto contenente tutte le informazioni per la lettura, anziché affidarsi alla corrispondenza, ad esempio, del tipo di carattere sulla macchina  in cui lo si va ad aprire come avviene per il formato .pdf standard.

Ecco un esempio di salvataggio in PDF/A:

Salva come pdf/a

Quest’ultimo formato “peserà” di più, in termini di spazio sul disco, rispetto ad un .pdf standard. Visivamente il file avrà comunque sempre la stessa estensione .pdf, ma in questo caso possiamo essere certi che il destinatario non avrà più problemi di visualizzazione.

 

A presto!

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