Molto spesso il fatto di essere certificati ci costringe a gestire un gran numero di documenti di diverso tipo (manuali, procedure, moduli, specifiche tecniche, piani di lavoro, ecc.) e capita di dover effettuare delle lunghe ricerche tra i files del pc per trovare il documento che ci interessa, oppure, alla peggio, di non trovarlo proprio…
Un modo agevole per l’archiviazione e la facile ricerca di documenti, senza ricorrere a software specifici, consiste nel “progettare” un adeguato sistema di indicizzazione dei documenti, racchiudendo in una semplice tabella tutti i dati necessari per avere un quadro globale dello status della documentazione che ci interessa e che deve essere resa disponibile ai colleghi.
Gli elementi salienti che devono essere assegnati ad ogni documento sono i seguenti:
ID Doc: è l’identificativo del documento (sigla) al quale ci si riferisce (es. nell’ambito della qualità: PR=procedura, MOD=modulo, ecc.);
Titolo: è il nome del documento, quello con il quale in azienda viene nominato da tutti;
Finalità: è il contesto e l’attività per la quale il documento viene utilizzato; stare a descrivere quando e perché usare un documento può sembrare noioso, ma i colleghi vi ringrazieranno quando lo dovranno cercare senza ulteriori indizi;
Rev: la lettera (o eventualmente il numero) che rappresenta la versione del documento; ad ogni modifica salvata, essa incrementa di 1;
Data rilascio: la data corrispondente all’ultima Rev.
Distribuzione: Specificare con una X se avviene sotto forma digitale (condivisione del file in .pdf) o cartacea (stampa e consegna a mano).
Questi elementi, riportati nelle colonne di un foglio excel sono di per sé sufficienti per una buona identificazione della documentazione, ma la ciliegina sulla torta è rappresentata dalla possibilità di riportare in corrispondenza anche il percorso in cui è situato il file nel vostro hard disk o, meglio, nel server aziendale.
La disponibilità dell’ “URL File” permette infatti, cliccandoci sopra, di aprirlo direttamente, senza effettuare lunghe ricerche nelle directory di archiviazione.
La distribuzione della documentazione può avvenire semplicemente in questo modo, tramite accesso ad un unico file “Registro”, che consente l’accesso a tutti gli altri documenti/files.
Un consiglio per tutti i responsabili qualità: rendete disponibili solo documenti in formato .pdf altrimenti lo status delle revisioni andrà presto fuori controllo!
Cliccare sull’immagine per scaricare il file (documento excel)
A presto!
