Utilizzare un’istruzione operativa (o istruzione di lavoro) è il modo migliore per descrivere o, meglio, rappresentare una fase di un processo nel Sistema Gestione della Qualità.

In questo esempio ci riferiremo alla fase “Inserimento ordine da cliente” che fa parte del processo “Vendita”.

Per una facile consultazione e comprensione del documento, suggeriamo di compilare l’istruzione di lavoro seguendo questo schema per paragrafi.

Paragrafo 1. Scopo.

Descrivi il motivo per cui stai redigendo l’istruzione.

Paragrafo 2. Campo di applicazione.

L’istruzione è applicabile a tutti i processi di vendita?

Paragrafo 3. Riferimenti normativi.

Indica a quale punto di norma e/o a quale altra specifica si fa riferimento.

Esempio: INSORD-CLI-01 Inserimento ordine cliente.

Paragrafo 4. Modalità.

Descrivi i passaggi chiave e le modalità più efficaci per eseguirli.

Esempio:

Accedere alla schermata “Home” del gestionale ed eseguire i passaggi nel seguente ordine cronologico:

1. Premere “Ordini da cliente”

2. Inserire Partita IVA del cliente in oggetto nel campo “P.IVA”

3. Premere “Vai”

4. Premere “Inserisci da offerta”

5. Inserire numero dell’offerta di riferimento presente in ORDCLI-01

6. Effettuare eventuali modifiche richieste e autorizzate da COMVE. Per dettagli sulle modifiche possibili fare riferimento a GESTVE-01

7. Premere “Conferma”

8. Premere “Menu” per tornare alla “Home”.

Paragrafo 5. Criteri di accettazione.

L’attività potrà ritenersi chiusa quando tutte le fasi descritte nella sezione “Paragrafo 4” saranno rispettate.

A presto!