Delegare è uno dei compiti più difficili che un “capo” deve saper fare.

Spesso non si delega perché si dà retta a luoghi comuni……

“se vuoi una cosa fatta bene, devi fartela da solo!”
“i collaboratori hanno già troppe cose da fare e poi non vogliono responsabilità”
“non ho tempo per addestrare qualcuno a fare il mio lavoro”
“il mio compito è di pensare, il loro quello di eseguire!”
“se fanno troppo, io divento inutile”
“se i miei collaboratori sbagliano, io poi vengo messo in cattiva luce!”

Ammesso che queste situazioni siano vere, un “capo” può comunque trarre molti vantaggi nell’applicare la delega, fra i quali:

• gestire meglio il proprio tempo ed essere più efficiente
• smettere di essere sommerso da attività inutili e/o ripetitive
• avere più tempo da dedicare ad attività veramente importanti, come fare strategie e pianificare
• migliorare le competenze, le conoscenze e l’efficacia del gruppo di lavoro
• sviluppare maggiore impegno verso il compito assegnato, il gruppo e l’azienda stessa.

COME DELEGARE

In primo luogo è bene conoscere il punto di vista dei propri collaboratori sulle loro competenze, gli interessi e l’attuale carico di lavoro ed accogliere eventuali commenti sul contenuto di ciò che intendi delegare ed modo in cui vorresti farlo.

Successivamente inizia a delegare trasferendo le attività sulle quali i collaboratori potranno maturare delle concrete responsabilità, senza delegare gli elementi di autorità che ti competono, come: valutazione di prestazioni, richiami disciplinari, incarichi che ti sono stati assegnati in via riservata o inerenti situazioni delicate.

Infine consenti anche ai tuoi diretti collaboratori l’opzione di delegare a loro volta, affinché l’incarico sia assegnato a chi fornisce garanzia di successo, ma senza spreco di competenze.

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IL DECALOGO PER UN EFFICACE PROCESSO DI DELEGA

1) Sii chiaro ed esaustivo su compiti, obiettivi, responsabilità e modalità di valutazione; spiega come intenderai supervisionare il lavoro.
2) Fornisci la garanzia che il delegato godrà dell’autorità necessaria per svolgere il compito assegnato.
3) Comunica formalmente la delega a tutti coloro che sono coinvolti o sono in qualche modo interessati.
4) Fornisci il supporto e le risorse necessari, comprese tutte le informazioni del caso.
5) Dai merito in pubblico dei successi raggiunti e richiama con discrezione.
6) Non interferire, né ritirare la delega a meno che non serva un’azione correttiva.
7) Non controllare troppo da vicino: è demotivante per il delegato ed interferisce con l’efficacia della delega.
8) Non accettare la politica dello “scaricabarile”: se il delegato si presenta con un problema, richiedigli delle soluzioni.
9) Ricorda che sei tu il responsabile ultimo del successo della delega.
10) Fai della delega una pratica costante, non ricorrervi solo quando sei oberato o per liberarti di incarichi sgradevoli.[/callout]

Fonte: Quality Digest

A presto!